Makalah Fungsi Perencanaan

MAKALAH
Mata Kuliah Pengantar Manajemen
FUNGSI PERENCANAAN
www.unsera.ac.id

Oleh:
Nengsih (31214344)
Rudi Stiawan Lanto
Evi Rismayanti (31214384)
Moh. Kholil (31214161)
Reti Yuliawati (31214371)
Dedi Purwanto

Manajemen S1
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SERANG RAYA
2015




KATA PENGANTAR
    Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT.  Yang mana telah memberikan kami kekuatan dan kelancaran dalam menyelesaikan makalah mata kuliah Pengantar Manajemen Yang berjudul “FUNGSI PERENCANAAN” dapat selesai seperti waktu yang telah kami rencanakan. Tersusunnya makalah ini tentunya tidak lepas dari berbagai pihak yang telah memberikan bantuan secara materil dan moril, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bpk. Usep Karna selaku dosen mata kuliah Pengantar Manajemen Universitas Serang Raya (UNSERA)
2. Orang tua yang telah memberikan dukungan dan bantuan kepada penulis sehingga makalah ini dapat terselesaikan
3. Teman-teman yang telah membantu dan memberikan dorongan semangat agar makalah ini dapat di selesaikan
         Selain untuk menambah wawasan dan pengetahuan  penyusun, makalah ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas Mata Kuliah Pengantar Manajemen. Makalah ini membahas tentang fungsi perencanaan.
         Tak ada gading yang tak retak Penyusun menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk penyusunan maupun materinya. Kritik konstruktif dari pembaca sangat penyusun harapkan untuk penyempurnaan makalah-makalah selanjutnya.
                                                                                                             
                                                                                                                Serang, 25 Maret 2015
                                                                                                                       Penyusun



DAFTAR ISI

Kata Pengantar.......................................................................................................................ii
Dafatr isi................................................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN
A.    Latar belakang.............................................................................................................4
B.     Rumusan masalah........................................................................................................4
C.     Tujuan..........................................................................................................................4
BAB II PEMBAHASAN
A.    Hakikat dan Pentingnya perencanaan.........................................................................5
B.     Jenis- jenis perencanaan..............................................................................................6
C.     Proses penyusunan perencanaan..................................................................................7
D.    Pendekatan dalam perencanaan...................................................................................8
E.     Efektifitas perencanaan...............................................................................................9
BAB III PENUTUP
A.    Kesimpulan................................................................................................................12
B.     Saran..........................................................................................................................12
DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................................12



BAB I
PENDAHULUAN
A.    Latar Belakang
         Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.
         Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutma dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).
          Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.
         Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

B.     Rumusan Masalah
           Dari uraian latar belakang di atas dapat ditarik beberapa rumusan masalah, yaitu:
1.      Apa pengertian perencanaan;
2.      Apa saja macam-macam perencanaan;
3.      Apa saja jenis perencanaan;

C.    Tujuan
Sesuai dengan masalah yang di hadapi maka makalah ini bertujuan untuk:
1.      Mengetahui hakikat dan pentingnya perencanaan;
2.      Mengetahui jenis-jenis perencanaan;
3.      Mengetahui proses penyusunan perencanaan;
4.      Mengetahui pendekatan dalam perencanaan; dan
5.      Mengetahui efektifitas perencanaan;


BAB II
PEMBAHASAN
A.    HAKIKAT DAN PENTINGNYA PERENCANAAN
           Perencanaan pada hakikatnya adalah pemilihan saat ini terhadap kondisi masa depan yangkita kehendaki (choosing our desired futurevtoday) beserta langkah-langkah yang kita perlukan untuk mewujudkan kondisi-kondisi tersebut. Frasa kunci yang terdapat dalam definisi tersebut adalah “pemilihan sekarang” dan “yang kita kehendaki”. Dalam mewujudkan masa depan yang kita kehendaki, kita harus melakukan pemilihan sekarang, bukan pada masa depan. The purpose of the work on making the future is not to decide what sould be done tomorrow, but what sould be done today to have tomorrow (Drucker, 1996).
         Perencanaan merupakan wujud tanggung jawab kita untuk melakukan pemilihan, karena setiap pemilihan yang kita lakukan mengandung konsekuensi.Kita hanya memiliki kebebasan untuk memilih, namun kita tidak memiliki kebebasan dalam menerima konsekuensi sebagai akibat dari pemilihan yang kita lakukan.Konsekuensi di atur oleh hukum alam (Covey,1990). Melalui perencanaan, kita dapat belajar menjadi manusi yang bertanggung jawab atas masa depan kita, karena kita memilih masa depan yang kita kehendaki.Dengan melakukan pemilihan kita dapat memikul tanggung jawab, untuk  menerima konsekuensi akibat pemilihan yang kita lakukan.
        Dalam konteks organisasi, perencanaan dapat di artikan sebagai suatu proses menetapkan suatu tujuan dan sasaran,menentukan pilihan-pilihan tindakan yang akan dilakukan, dan mengkaji cara-cara terbaik untuk mencapai tujuan masa depan yang telah di tetapkan sebelumnya. Dengan demikian, perencanaan mengandung beberapa arti , antara lain:
a.       Proses. Yaitu suatu konsep dasar yang menjelaskan bahwa kegiatan-kegiatan yang dilakukan akan berjalan sesuai tahap-tahap yang telah di tetapkan.
b.      Penetapan tujuan. Yaitu kegiatan merencanakan kearah mana organisasi itu akan dituju. Organisasi dapat menetapkan tujuannya secara khusus atau secara umum.
c.       Pemilihan tindakan. Yaitu organisasi harus mengoptimalkan pada beberapa tindakan yang efektif ketimbang harus menggunakan semua tindakan yang kadang kala tidak efektif.
d.      Mengkaji cara terbaik. Walaupun pilihan atau tindakan itu sudah di anggap baik, namun bisa saja tidak efektif kalau di lakukan dengan cara yang kurang baik
e.       Tujuan. Hal ini menyangkut hasil akhir atau sasaran khusus yang di inginkan oleh organisasi.
         Dalam hal ini perencanaan sangatlah penting dalam menjalani kehidupan ini lebih-lebih pada organisasi, karena tanpa rencana dalam hal apapun pasti tidak akan berjalan dengan baik. Kaca besarnya bagi kita ialah dalam hal pembuatan sebuah gedung pencakar langit, akankah bisa berdiri dengan baik jika tanpa perencanaan pada awalnya? Tentu tidak. Maka dari itu, betapa pentingnya sebuah perencanaan dalam sebuah organisasi.


B.     JENIS-JENIS PERENCANAAN
          Pengklasifikasian perencanaan telah banyak di lakukan oleh para ahli. Ada yang mengelompokkan perencanaan menurut luasnya, jangka waktu, dan frekuensi pengggunaanya. Apapun bentuk pengklasifikasiannya itu, perencanaan jelas saling terkait antara satu jenis perencanaan dengan jenis perencanaan lainnya. Berikut ini akan dijelaskan jenis-jenis perencanaan yang di maksud.
1.      Perencanaan jangka panjang dan perencanaan jangka pendek
          Pengelompokan jenis perencanaan jangka panjang dan jangka pendek ini berdasarkan pada waktu penggunaannya. Kedua jenis perncanaan tersebut lebih mengacu pada upaya mengatasi permasalahan pada masa yang akan datang. Perencanaan jangka pendek merupakan perencanaan jangka waktu satu tahun kurang dari setahun. Sedangkan perencanaan jangka panjang erupakan perencanaan dengan jangka waktu 5 tahun atau lebih. Perencanaan jangka pendek itu biasanya lebih bersifat operasional, dan sebaliknya perncanaan jangka panjang biasanya bersifat strtegis.
           Untuk menentukan apakah suatu perencanaan itu termasuk dalam perencanaan jangka pendek atau jangka panjang sangatlah sulit di lakukan. Hal tersebut disebabkan oleh karena adanya perbedaan jangka waktu antar satu organisasi dengan organisasi lainnya. Faktor lainnya yang menetukan adalah perubahan dari jangka pendek menjadi jangka panjang sesuai dengan perjalanan waktu yang di alami.
2.      Perencanaan strategis dan perencanaan opersional
           Perencanaan strategis (strategic plan) merupakan suatu rencana panjang dalam rangka mencapai tujuan strategis. Adapun fokus utama rencana ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat di pandang rencana secara umum yang menggambarkan pengalokasian sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis biasanya ditentukan oleh manajemen puncak, misalnya menyangkut tujuan organisasi.
           Perencanaan operasional (opertional plans) ruang lingkupnya biasanya lebih sempit di banding dengan perencanaan strategis. Perencanaan oprasional dapat di artikan sebagai pendefinisian tentang apa yang harus dikukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategis dan untuk mencapai tujuan strategis tersebut. Dapun jenis dari perncanaan operasional tersebut meliputi; perencanaan produksi, perencanaan keuangan, perencanaan fasilitas, dan perencanaan pemasaran.
3.      Perencanaan sekali pakai
            Perencanaan sekali pakai (single-use plan) merupakan rencana yang digunakan sekali saja yang secara khusus di rancang untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan situasi khas diciptakan sebagai tanggapan terhadap keputusan-keputusan yang tidak terprogram oleh manajer. Contoh dari perencanaan sekali pakai dapat diamati dari perusahaan yang ingin melakukan perluasan usahanya (expantion). Adapun jenis-jenis dari perencanaan sekali pakai meliputi anggaran, proyek, dan program.
a.       Anggaran. Merupakan perencanaan sekali pakai yang menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan suatu aktifitas, proyek, atau program. Dalam anggaran biasanya dinyatakan dalam bentuk angka-angka. Angka-angka tersebut mungkin dalam satuan unit fisik, dan unit satuan moneter.
b.      Proyek. Merupakan perencanaan sekali pakai yang menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tugas khusus dan yang menghubungkan kegiatan tersebut dengan kerangka waktu khusus, target kinerja dan sumber daya. Sebagai contoh, perusahaan mempunyai program pembuatan gudang baru. Proyek pendukungnya ialah penetapan layout gudang  dan penarikan tenaga kerja.
c.       Program. Program merupakan rencana sekali pakai untuk serangkaian kegiatan yang besar. Program dapat meliputi tujuan, langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut, kebijakan, prosedur, dan aturan.
         Perencanaan tetap (standing plans) merupakan perencanaan yang di gunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali secara terus menerus. Perencanaan tetap ini tertuang dalam bentuk kebijaksanaan, prosedur, dan aturan.
a.       Kebijaksanaan. Merupakan suatu pedoman pengambilan keputusan yang mengarahkan cara berpikir pengambilan keputusan, dan bukan pada tindakan yang lebih spesifik. Misalnya dalam masalah sumber daya manusia kebijaksanaan meliputi kontrak karyawan, pemecatan karyawan, dan pemberhentian sementara.
b.      Prosedur. Merupakan  pedoman yang mengarah pada tindakan yang di perlukan. Dalam penarikan tenaga kerja baru biasanya telah tersusun langkah-langkah secara kronologis.
c.       Aturan. Merupakan perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil dalam situasi tertentu. Peraturan menentukan tindakan yang boleh di lakukan dan yang di larang dikukan. Peraturan kadang-kadang merupakan bagian dari suatu prosedur.
C.    PROSES PENYUSUNAN PERENCANAAN
          Perencanaan sebagai suatu proses merupakan suatu cara yang sistematis untuk menyelesaikan suatu pekerjaaan. Dalam perncanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling tekait untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Menurut Louis A. Allen, perencanaan terdiri dari aktivitas-aktivitas yang dioperasikan oleh seorang menejer untuk berpikir kedepan dan mengambil keputusan saat ini, yang memungkinkan untuk mendahului serta menghadapi tantangan pada waktu mendatang.
          Proses perencanaan itu dapat kita gamberkan dalam suatu skema seperti tergambar dibawah ini:




1.      Merumuskan misi dan tujuan
                Pengertian yang jelas tentang misi organisasi akan dapat membantu menejer memilih dan mengimplementasikan strategi dalm pencapaian tujuan organisasi. Pernyataan suatu misi hendaknya mengidentifikasi bidang usahaorganisasi termasuk didalamnya adalah pelanggan yang dilayani, produk, dan jasa yang telah di sediakan dan lokasi tempat yang sudah beroperasi. Misi juga hendaknya memuat tentang filosofi dasar yang akan mengarahkan karyawan dalam bekerja.
2.      Memahami keadaan saat ini
                 Tujuan ditetapkan dalam rangka mengantisipasi kondisi pada masa yang akan datang. Dengan menetapkan standar-standar yang diinginkan. Untuk memahami kondisi pada masa mendatang maka kita harus memperjelas keadaan saat ini , perlu mengadakan penelitian dan pengumpulan data-data yang relevan, dan selanjutnya diadakan kajian yang mendalam yang berkaitan dengan relevanisasi fungsi organisasi dan tujuan, sehingga dapat di proyeksikan prospekya di masa yang akan datang.
3.      Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya tujuan
                 Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin untuk  diinventarisi. Maksud upaya inventarisi ini agar persiapan-persiapan untuk mengantisipasi dapat dilakukan. Di satu pihak perusahaan dapat meraih kemudahan–kemudahan dan manfaat seoptimal mungkin mengenai peluang dan kesempatan yang tersedia.  Tapi, dilain pihak perusahaan dapat mengantisipasi kemungkinan datangnya ancaman dan hambatan dengan mempersiapkan pemecahan jika memang akan benar-benar terjadi.
4.      Menyusun rencana kegiatan untuk mencapai tujuan
Tujuan dapat dicapai dengan berbagai cara. Cara-cara tersebut antara lain:
a.       Menyusun berbagai alternatif kebijaksanaan atau tindakan yang mungkin dapat di pilih.
b.      Menilai dan membandingkan untung ruginya setiap alternatif atau kebijaksanaan.
c.       Memilih dan menetapkan satu alternatif yang palimg cocok atau baik diantara alternatif tersebut.
D.    PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN
            Terdapat berbagai macam pendekatan-pendekatan yang dapat di pergunakan dalam proses penyusunan perencanaan. Pendekatan-pendekatan tersebut diantaranya adalah perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in, perencanaan dari atas ke bawah (top-down plannig), dan perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up planning), serta perencanaan situasional (contingency planning).
1.      Pendekatan perencanan inside-out dan outside-in
                  Perencanaan inside-out adalah perencanaan yang memfokuskan pada apa yang telah dilakukan namun harus mengusahakan untuk melakukan yang terbaik yang dapat dilakukan. Perencanaan ini bertujuan untuk menjadikan organisasi lebih efektif dan membantu pemanfaatan sumber daya dengan baik. Sementara itu, perencanaan outside-in mencoba menganalisis lingkungan eksternal dan membuat perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi.
                  Pendekatan perencanaan mana yang paling baik? Secara umum, perencanaan inside-out lebih sesuai ketika organisasi ingin melakukan apa yang organisasi atau karyawan siap melakukannya tetapi ingin melakukannya dengan lebih baik. Sebaliknya, perencanaan outside-in lebih tepat di gunakan ketika organisasi ingin menemukan kesempatan  unik untuk aktivitas organisasi, yaitu melakukan sesuatu yang tidak di lakukan oleh orang lain. Tujuan perencanaan ini adalah untuk menemukan kesempatan eksternal yang dapat organisasi  eksploitasi  untuk menghasilkan keuntungan. Jelajah, bahwa untuk mencapai tujuan yang terbesar penggunaan pendekatan perencanaan seharusnya mengkombinasikan pendekatan inside-out dan outside-in.
2.      Pendekatan perencanaan Top-Down dan Bottom-Up
      Pada perencanaan dari atas ke bawah (top-downplanning) manajer puncak menentukan tujuan secara luas dan kemudian memperbolehkan manajer tingkat bawah untuk membuat perencanaan dengan menggunakan batas terrsebut. Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-upplanning), memulai dengan merencanakan yang dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan. Secara teratur melewati hierarki tersebut ke tingkat manajemen puncak. Kombinasi dari kedua pendekatan tersebut akan menghasilkan perencanaan yang efektif.
3.      Pendekatan perencanaan contingency
    Perencanaan contingency meliputi perencanaan alternatife-alternatif yang menyebabkan tindakan yang dapat diimplementasikan dan saat perencanaan orisinil tidak sesuai karena perubahan keadaan. Focus utama pendekatan ini adalah menentukan lebih awal kemungkinan perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang di jalankan. Pendekatan contingency mencoba untuk selalu menyesuaikan terhadap perubahan-perubahan lingkungan baik eksternal maupun internal. Dengan demikian, perencanaan yang dianggap efektif adalah perencanaan yang sesuai dengan kondisi yang di hadapi oleh organisasi.
E.     EFEKTIFITAS PERENCANAAN
            Walaupun efektifitas penting bagi seorang manajer, sering kali dalam pengembangan perencanaan yang efektif manajer mengalami hambatan-hambatan. Terhadap dua hambatan utama dalam pengembangan rencana yang efektif antara lain:
a.      Penolakan dari dalam diri perencanaan terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya
                Langkah awal dalam perencanaan adalah menetapkan tujuan-tujuan.manajer yang tidak mampu dalam menetapkan tujuan yang bermanfaat tidak akan mampu membuat rencana yang efektif. David A. kolb dan kawan-kawannya mengemukakan beberapa alas an mengapa manajer ragu-ragu  atau serigkali gagal dalam menetapkan tujuan organisasi,yaitu:
1.      keengganan melepaskan tujuan alternatif
2.      ketakutan akan kegagalan
3.      minimnya tentang pengetahuan organisasi
4.      minimnya pengetahuan tentang lingkungan
5.      kurangnya rasa percaya diri
b.      Keengganan yang lazim dari para anggota organisasi untuk menerima rencana karena   perubahan yang akan ditimbulkan
            Terdapat tiga alas an mengapa anggota organisasi apat menolak perubahan-perubahan yang akan terjadi, yaitu:
·         ketidak pastian mengenai sebab dan akibat dari perubahan
·         keengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada
·         kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulakan
          Untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut diatas, maka penting bagi seorang manajer puncak maupun manajer dalam  hirarki yang lain untuk melakukan tindakan-tindakan yang konkret. Manajer yang kurang mengetahui tentang organisasi dan lingkungan memerlukan bantuan dalam pengembangan suatu system informasi yang akurat. Ketakutan akan kegagalan dan keengganan untuk melepaskan tujuan alternative yang menarik akan berkurang dalam organisasi yang system perencanaannya efektif dan dikomunikasikan dengan baik. Manakala perencanaan suatu proses yang di pahami dengan baik, maka akan mempermudah bagisetiap individu untuk mengembangkan tujuannya sendiri.
          Ketakutan aka kegagalan dankurngnya kepercayaan dirijuga dapat diatasi dengan menetapkan tujuan yang realistis serta berusaha mencapainya. Langkah-langkah yang di tempuh agar tujuan yang sulit dapat di capai adalah sebagai berikut:
1.      memberikan pelatihan dan bimbingan mengenai tujuan tersebut
2.      penghargaan dan imbalan atas tercapainya tujuan itu
3.      memberikan tanggapan yang membangun serta menunjang, jika tujuan sering kali tidak tercapai
          Dalam menghadapi penolakan terhadap perubahan, manajer diharapkan dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1.      Melibatkan para tenaga kerja dan pihak-pihak yang berkepentingandengan organisasi dalm proses perencanaan
2.      Memberikan informasi yang lebih banyak kepada para tenaga kerja mengenai rencana dan akibatnya yang mungkin timbul sehingga mereka mengerti perlunya perubahan, mnfaat yang diharapkan dan hal-hal yang diperlukan guna pelaksanaan yang efektif
3.      Mengembangkan suatu pola perencanaan yang efektif dalam perencanaan yang efektif. Menyadari akan dampak dari perubahan yang diusulkan terhadap para anggoata organisasi dan memperkecilkekacauan yang tidak perlu.



~o0o~



BAB III
PENUTUP
A.    Kesimpulan
            Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis.
         Dalam perencanaan terdiri dari macam-macam perencanaan dan pengelompokannya, yaitu:  menurut jangka waktu terdiri dari perencanaan jangka pendek dan perencanaan jangka panjang, menurut luasnya terdiri dari perencanaan strategis dan perencanaan operasional, dan menurut frekuensi penggunaannya yang meliputi perencanaaan sekali pakai dan perencanaan tetap.
        Suatu perencanaan juga terdapat berbagai hambatan dalam penetapan tujuan. Hambatan tersebut antara lain tujuan yang tidak tepat, sistem penghargaan yang tidak tepat, penolakan terhadap perubahan dan keterbatasan.
B.     Saran
            Sebaiknya dalam mengambil keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk organisasi menggunakan proses dasar manajemen berupa perencanaan. Dalam sebuah prencanaan perlu memperhatikan sifat rencana yang baik untuk mencapai hasil yang diinginkan.

DAFTAR PUSTAKA

  (.....) Pengantar Manajemen
Previous
This is the oldest page
Orang bijak itu selalu meninggalkan jejak